Khi bắt đầu xây dựng một thương hiệu cà phê riêng, một trong những quyết định khó nhất không hẳn là chọn hương vị hay thiết kế bao bì, mà là:

Đơn hàng OEM đầu tiên nên đặt bao nhiêu sản phẩm?

Đặt quá ít, chi phí phân bổ trên mỗi sản phẩm có thể cao, khó tối ưu bao bì và sản xuất.

Đặt quá nhiều, doanh nghiệp lại phải đối mặt với tồn kho, dòng tiền bị giữ lại và áp lực bán hàng khi thị trường chưa được kiểm chứng.

Vì vậy, câu hỏi đúng không phải là:

“Nhà máy cho đặt tối thiểu bao nhiêu?”

Mà nên là:

“Số lượng nào phù hợp nhất với tốc độ bán dự kiến, ngân sách và giai đoạn phát triển thương hiệu của tôi?”

Đây là cách tiếp cận quan trọng đối với một dự án gia công cà phê OEM lần đầu.

Từ kinh nghiệm triển khai các dòng cà phê hòa tan, cà phê kết hợp nông sản, cà phê rang xay và sản phẩm thương hiệu riêng, Meet More cho rằng đơn hàng đầu tiên nên được xem như một bài toán kiểm chứng mô hình kinh doanh, thay vì đơn thuần là một bài toán mua càng nhiều càng rẻ.

Không có một con số MOQ phù hợp cho tất cả doanh nghiệp

MOQ – Minimum Order Quantity – là số lượng đặt hàng tối thiểu mà nhà sản xuất có thể triển khai cho một quy cách sản phẩm nhất định.

Tuy nhiên, MOQ không đồng nghĩa với số lượng tối ưu nên đặt.

Ví dụ, một nhà máy có thể đáp ứng một mức MOQ nhất định, nhưng doanh nghiệp vẫn phải xem xét:

• sản phẩm bán ở đâu;
• giá bán dự kiến;
• tốc độ tiêu thụ;
• số lượng SKU;
• loại bao bì;
• thời hạn sử dụng;
• ngân sách marketing;
• khả năng tái đặt hàng;
• thời gian sản xuất của đơn tiếp theo.

Meet More hiện cũng xác định MOQ theo từng dòng sản phẩm, quy cách đóng gói, bao bì và công thức thay vì áp dụng một mức duy nhất cho mọi dự án.

Xem thêm: MOQ trong gia công cà phê – cách tối ưu chi phí

Đơn hàng OEM đầu tiên: nên bắt đầu từ 1.000, 5.000 hay 10.000 hộp?

Để dễ hình dung, có thể chia quy mô đơn hàng đầu tiên thành 4 mức.

Lưu ý: đây là các mức minh họa để doanh nghiệp xây dựng bài toán đầu tư, không phải MOQ cố định của Meet More. MOQ thực tế cần được xác định theo từng công thức, loại bao bì, quy cách đóng gói và yêu cầu của dự án.

Đây là điểm rất quan trọng để tránh việc khách hàng hiểu rằng cứ gia công tại Meet More là bắt buộc phải đặt 1.000 hoặc 5.000 hộp.

1. Khoảng 1.000 hộp: phù hợp để kiểm chứng thị trường

Với một thương hiệu hoàn toàn mới, chưa có dữ liệu bán hàng, đặt một lô tương đối nhỏ có một lợi thế rất lớn:

giảm rủi ro.

Doanh nghiệp có thể dùng lô đầu tiên để kiểm tra:

• khách hàng có thích hương vị không;
• bao bì có đủ hấp dẫn không;
• mức giá bán có phù hợp không;
• kênh nào chuyển đổi tốt;
• khách hàng có mua lại không;
• phản hồi nào cần điều chỉnh trước lô tiếp theo.

Tuy nhiên, số lượng thấp thường có nhược điểm là chi phí trên mỗi đơn vị cao hơn.

Nguyên nhân không chỉ nằm ở nguyên liệu.

Một dự án OEM còn có thể phát sinh chi phí phát triển mẫu, thiết kế, bao bì, in ấn, kiểm nghiệm, hồ sơ, đóng gói và logistics. Những khoản chi phí cố định này khi phân bổ trên số lượng nhỏ sẽ làm giá thành mỗi hộp tăng lên. Đây cũng là vấn đề Meet More đã phân tích trong các nội dung về chi phí gia công và các khoản dễ bị bỏ sót khi đặt hàng lần đầu.

Khi nào nên cân nhắc mức này?

Khi doanh nghiệp:

• chưa từng bán sản phẩm;
• chưa có hệ thống phân phối;
• chủ yếu bán online;
• muốn test một thị trường địa phương;
• hoặc muốn kiểm chứng công thức trước khi mở rộng.

Trong trường hợp đó, giảm rủi ro quan trọng hơn việc đạt giá thành thấp nhất ngay từ lô đầu tiên.

2. Khoảng 5.000 hộp: vùng cân bằng đáng cân nhắc

Nếu doanh nghiệp đã có một số lợi thế như cộng đồng khách hàng, hệ thống đại lý, cửa hàng, TikTok Shop, Shopee, website hoặc đội sales, quy mô khoảng vài nghìn hộp thường đáng để tính toán.

Tại mức này, doanh nghiệp bắt đầu có cơ hội phân bổ tốt hơn một số chi phí cố định.

Quan trọng hơn, số lượng hàng đủ để thực hiện một chiến dịch bán hàng thực tế thay vì chỉ thử nghiệm vài trăm khách hàng.

Ví dụ:

Nếu sản xuất 5.000 hộp và dự kiến bán hết trong 5 tháng:

5.000 ÷ 5 = 1.000 hộp/tháng.

Tương đương khoảng:

33 hộp/ngày.

Lúc này doanh nghiệp cần tự hỏi:

Với hệ thống bán hàng hiện tại, tôi có khả năng bán trung bình khoảng 33 hộp/ngày hay không?

Nếu câu trả lời chưa rõ ràng, đừng vội tăng số lượng chỉ vì đơn giá đẹp hơn.

3. Khoảng 10.000 hộp: chỉ nên đặt khi đã nhìn thấy đầu ra

10.000 hộp có thể giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến hiệu quả sản xuất quy mô.

Nhưng số lượng lớn chỉ thực sự có ý nghĩa khi doanh nghiệp có khả năng tiêu thụ.

Giả sử mục tiêu bán hết 10.000 hộp trong 6 tháng:

10.000 ÷ 6 = khoảng 1.667 hộp/tháng.

Tương đương khoảng:

55–56 hộp/ngày.

Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống đại lý, nhà phân phối hoặc nhiều kênh bán hàng thì đây có thể là mục tiêu khả thi.

Ngược lại, nếu thương hiệu vừa thành lập và chưa biết khách hàng có chấp nhận sản phẩm hay không, 10.000 hộp có thể biến lợi thế giá thành thành áp lực tồn kho.

Giá mua thấp hơn chưa chắc đồng nghĩa với tổng chi phí kinh doanh thấp hơn.

4. 50.000 hộp: bài toán quy mô, không còn là bài toán thử nghiệm

Ở quy mô hàng chục nghìn hộp, doanh nghiệp có khả năng tối ưu tốt hơn về sản xuất, nguyên liệu và một số hạng mục bao bì.

Nhưng đây thường không phải quy mô phù hợp để một thương hiệu hoàn toàn mới “thử xem thị trường phản ứng thế nào”.

Số lượng này phù hợp hơn khi đã có:

• đơn đặt hàng;
• hợp đồng phân phối;
• chuỗi cửa hàng;
• hệ thống đại lý;
• chương trình quà tặng quy mô lớn;
• hoặc kế hoạch xuất khẩu rõ ràng.

Ở đây cần phân biệt hai khái niệm:

Tối ưu sản xuất và tối ưu kinh doanh.

Nhà máy có thể sản xuất hiệu quả hơn khi số lượng tăng.

Nhưng doanh nghiệp chỉ thực sự tối ưu khi hàng sản xuất ra được bán với tốc độ hợp lý.

Công thức tính số lượng đơn hàng OEM đầu tiên

Thay vì hỏi nhà máy một con số rồi quyết định theo cảm tính, doanh nghiệp có thể sử dụng một công thức đơn giản:

Số lượng nên đặt = Doanh số dự kiến mỗi tháng × Số tháng tồn kho mục tiêu + lượng dự phòng

Ví dụ doanh nghiệp dự kiến:

• bán 800 hộp/tháng;
• muốn duy trì lượng hàng cho 4 tháng;
• dự phòng thêm 10%.

Ta có:

800 × 4 = 3.200 hộp

Dự phòng 10%:

3.200 × 10% = 320 hộp

Số lượng tham khảo:

3.520 hộp.

Sau đó mới trao đổi với nhà máy để điều chỉnh theo MOQ thực tế của nguyên liệu, bao bì và dây chuyền sản xuất.

Đây là cách làm an toàn hơn nhiều so với việc hỏi:

“Đặt bao nhiêu thì được giá rẻ nhất?”

Đừng nhầm số lượng hộp với số lượng gói

Đây là một lỗi khá phổ biến khi doanh nghiệp mới tìm hiểu OEM cà phê.

Giả sử:

1 hộp = 15 stick.

Thì:

1.000 hộp = 15.000 stick.

5.000 hộp tương đương:

75.000 stick.

10.000 hộp tương đương:

150.000 stick.

Do đó, thay đổi số stick trong một hộp cũng làm thay đổi đáng kể bài toán nguyên liệu, màng bao bì, hộp giấy, thùng carton và năng lực đóng gói.

Vì vậy khi yêu cầu báo giá OEM, đừng chỉ nói:

“Tôi cần báo giá 5.000 hộp.”

Hãy cung cấp rõ:

5.000 hộp × 15 stick × 18 g/stick, chẳng hạn.

Nhà máy sẽ có cơ sở tính toán chính xác hơn.

Bao bì có thể quyết định MOQ của đơn hàng đầu tiên

Đây là yếu tố nhiều startup bỏ qua.

Một doanh nghiệp có thể muốn sản xuất ít thành phẩm, nhưng bao bì in riêng lại có yêu cầu số lượng tối thiểu từ nhà cung cấp bao bì.

Ví dụ một sản phẩm cà phê hòa tan dạng stick có thể liên quan đến:

Màng stick → hộp giấy → tem/seal → thùng carton → pallet → vận chuyển.

Nếu mỗi thành phần sử dụng một MOQ khác nhau, doanh nghiệp phải tính toàn bộ chuỗi chứ không thể chỉ nhìn MOQ thành phẩm.

Chi phí bao bì có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành cà phê, đặc biệt ở các đơn hàng nhỏ vì chi phí in ấn và các hạng mục liên quan được phân bổ trên ít sản phẩm hơn.

Xem thêm: Chi phí bao bì ảnh hưởng giá thành cà phê như thế nào?

Có nên làm nhiều hương vị ngay trong đơn hàng đầu tiên?

Thông thường, không nên mở quá nhiều SKU khi chưa có dữ liệu bán hàng.

Ví dụ doanh nghiệp có ngân sách tương đương 5.000 hộp.

Có hai phương án:

Phương án A: 5.000 hộp × 1 hương vị.

Phương án B: 1.000 hộp × 5 hương vị.

Nhìn bề ngoài phương án B hấp dẫn hơn vì thương hiệu có danh mục phong phú.

Nhưng phía sau là 5 bài toán:

5 công thức, 5 thiết kế hoặc biến thể bao bì, 5 lượng tồn kho và 5 tốc độ bán khác nhau.

Một vị có thể bán rất nhanh trong khi một vị khác nằm trong kho nhiều tháng.

Với thương hiệu mới, tôi thường đánh giá 2–3 SKU chủ lực là chiến lược đáng cân nhắc hơn việc tung 6–10 sản phẩm cùng lúc.

Sau 2–3 tháng, dữ liệu bán hàng sẽ cho biết SKU nào đáng tăng sản lượng.

OEM hay ODM cũng ảnh hưởng đến số lượng nên đặt

Nếu doanh nghiệp muốn một sản phẩm khác biệt hoàn toàn, phát triển công thức riêng và xây dựng thương hiệu dài hạn, OEM có thể phù hợp hơn.

Meet More hiện cung cấp giải pháp OEM từ phát triển công thức, bao bì, sản xuất đến đóng gói; đồng thời có các dòng cà phê hòa tan, rang xay và cà phê kết hợp nông sản như dừa, muối biển, khoai môn, bạc hà và đậu xanh.

Xem dịch vụ: Gia công cà phê OEM tại Meet More

Trong khi đó, nếu doanh nghiệp muốn ra thị trường nhanh hơn, sử dụng công thức nền đã được phát triển rồi tùy chỉnh, ODM có thể giúp giảm thời gian R&D. Meet More cũng đang triển khai ODM theo hướng này.

Tham khảo: Gia công cà phê ODM tại Meet More

Vì vậy, startup không nhất thiết phải chọn phương án phức tạp nhất ngay từ đơn đầu tiên.

5 yếu tố cần chốt trước khi quyết định số lượng

Trước khi ký đơn OEM đầu tiên, doanh nghiệp nên trả lời được 5 câu hỏi:

1. Khách hàng của tôi là ai?
Bán cho sinh viên, dân văn phòng, khách du lịch, đại lý hay xuất khẩu?

2. Tôi bán qua kênh nào?
Website, sàn thương mại điện tử, TikTok, cửa hàng, đại lý hay nhà phân phối?

3. Tôi dự kiến bán bao nhiêu hộp/tháng?
Không cần chính xác tuyệt đối, nhưng phải có một giả định để lập kế hoạch.

4. Tôi muốn tồn kho tối đa bao nhiêu tháng?
Đơn đầu tiên không nên được xây dựng trên suy nghĩ “cứ sản xuất rồi từ từ bán”.

5. Sau khi trả tiền sản xuất, còn bao nhiêu ngân sách cho bán hàng?

Câu thứ năm đặc biệt quan trọng.

Đừng sử dụng toàn bộ vốn cho hàng hóa rồi không còn tiền cho:

• quảng cáo;
• chụp ảnh;
• video;
• livestream;
• khuyến mãi;
• mẫu thử;
• chiết khấu đại lý;
• vận chuyển;
• nhân viên bán hàng.

Sản xuất được hàng mới chỉ là nửa đầu của dự án. Bán được hàng mới tạo ra dòng tiền.

Một nguyên tắc quan trọng: đừng tối ưu đơn giá trước khi tối ưu vòng quay hàng

Giả sử:

Phương án A: giá sản xuất thấp hơn 8%, nhưng phải đặt 20.000 hộp.

Phương án B: giá cao hơn một chút nhưng chỉ cần đặt 5.000 hộp.

Không thể kết luận A tốt hơn chỉ vì đơn giá thấp.

Nếu 20.000 hộp phải mất 18 tháng mới bán hết, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm:

• chi phí kho;
• vốn bị khóa;
• nguy cơ bao bì lỗi thời;
• thay đổi thị hiếu;
• chương trình giảm giá để xả hàng;
• khó điều chỉnh công thức;
• khó đổi thiết kế khi nhận phản hồi thị trường.

Trong khi đó, 5.000 hộp bán hết nhanh và tái sản xuất có thể tạo ra vòng quay vốn tốt hơn.

Đơn hàng tốt nhất không phải đơn hàng có giá mỗi hộp thấp nhất. Đó là đơn hàng tạo ra vòng quay vốn phù hợp nhất.

Trường hợp nào nên tăng MOQ ngay từ đơn đầu tiên?

Có một số trường hợp đặt số lượng lớn ngay từ đầu lại hợp lý.

Chẳng hạn doanh nghiệp đã có nhà phân phối cam kết đầu ra, chuỗi cửa hàng sẵn có, đơn hàng doanh nghiệp, hệ thống đại lý, hợp đồng xuất khẩu hoặc đã kiểm chứng chính sản phẩm đó ở một thị trường khác.

Khi đầu ra tương đối chắc chắn, tăng sản lượng có thể giúp doanh nghiệp đàm phán và tối ưu tốt hơn ở các yếu tố:

MOQ → Bao bì → Công thức → Sản lượng → Chi phí.

Nhưng thứ tự quyết định vẫn nên bắt đầu từ đầu ra, không phải từ lời hấp dẫn của một mức giá sản xuất thấp.

Sai lầm thường gặp khi đặt đơn OEM đầu tiên

Sai lầm lớn nhất là đặt hàng dựa trên ngân sách thay vì dựa trên kế hoạch bán hàng.

Ví dụ:

“Tôi có 500 triệu nên tôi sẽ sản xuất hết 500 triệu.”

Đó chưa phải một kế hoạch tốt.

Một cách tiếp cận hợp lý hơn là chia ngân sách thành các nhóm:

R&D + sản xuất + bao bì + pháp lý + marketing + bán hàng + logistics + vốn dự phòng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp lần đầu đặt gia công cũng cần dự trù những khoản ngoài đơn giá sản xuất như phát triển công thức, mẫu thử, thiết kế, kiểm nghiệm, hồ sơ và vận chuyển.

Meet More tư vấn đơn hàng OEM đầu tiên như thế nào?

Tại Meet More, việc xác định số lượng không nên bắt đầu bằng một con số MOQ cứng.

Trước tiên cần xác định:

Sản phẩm → Công thức → Quy cách → Bao bì → Kênh bán → Sản lượng → Ngân sách.

Sau đó mới xây dựng phương án sản xuất phù hợp.

Meet More hiện triển khai các giải pháp OEM cho cà phê hòa tan 2in1, 3in1, 4in1, cà phê rang xay, Espresso, cà phê ít đường/không đường và các dòng cà phê kết hợp nông sản Việt.

Đối với thương hiệu mới, mục tiêu của lô hàng đầu tiên nên là:

đủ để kiểm chứng thị trường – đủ để xây dựng thương hiệu – nhưng không quá lớn đến mức gây áp lực dòng tiền.

Vậy cuối cùng nên đặt bao nhiêu sản phẩm?

Nếu chưa có dữ liệu bán hàng, tôi không khuyến nghị chọn số lượng chỉ dựa trên mức giá nhà máy đưa ra.

Có thể sử dụng khung tham khảo:

Thương hiệu hoàn toàn mới: ưu tiên quy mô test thị trường và hạn chế SKU.

Đã có kênh bán nhưng chưa có dữ liệu sản phẩm: cân nhắc vài nghìn hộp và dự kiến vòng quay 3–6 tháng.

Đã có đại lý/nhà phân phối: có thể tính quy mô 5.000–10.000 hộp hoặc cao hơn dựa trên đơn hàng thực tế.

Đã có hợp đồng/đầu ra chắc chắn: có thể tăng sản lượng để tối ưu hiệu quả quy mô.

Con số cuối cùng vẫn cần tính lại theo MOQ của công thức + bao bì + quy cách đóng gói + năng lực sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

Đơn hàng OEM đầu tiên có nên đặt số lượng càng ít càng tốt?

Không hẳn. Đặt quá ít giúp giảm tồn kho nhưng có thể làm giá thành đơn vị cao. Cần tìm điểm cân bằng giữa MOQ, chi phí và tốc độ bán.

Đặt càng nhiều có phải giá càng rẻ?

Thông thường sản lượng tăng tạo điều kiện phân bổ một số chi phí tốt hơn, nhưng điều đó không đồng nghĩa doanh nghiệp nên đặt thật nhiều. Nếu hàng bán chậm, chi phí tồn kho và vốn bị giữ có thể lớn hơn phần tiết kiệm được.

Startup nên bắt đầu bao nhiêu hương vị?

Thường nên ưu tiên một số SKU chủ lực thay vì tung quá nhiều sản phẩm cùng lúc. Sau khi có dữ liệu bán hàng mới mở rộng danh mục.

Chưa có công thức riêng có gia công được không?

Có. Với OEM, Meet More có thể phát triển công thức theo định hướng của doanh nghiệp; còn ODM phù hợp hơn nếu muốn sử dụng nền công thức có sẵn và điều chỉnh để rút ngắn thời gian triển khai.

Meet More có MOQ cố định không?

Không nên hiểu MOQ là một con số cố định cho mọi dự án. MOQ phụ thuộc dòng sản phẩm, công thức, quy cách đóng gói và loại bao bì.

Kết luận: đơn hàng đầu tiên nên đủ bán, không phải đủ rẻ

Với một dự án OEM mới, mục tiêu quan trọng nhất của đơn hàng đầu tiên là tìm được sản phẩm có khả năng bán lặp lại.

Đừng đặt 50.000 hộp chỉ vì giá thành đẹp nếu chưa biết ai sẽ mua.

Nhưng cũng đừng cố giảm MOQ xuống quá thấp nếu điều đó khiến chi phí bao bì và sản xuất mất tính kinh tế.

Hãy xác định:

Khách hàng → Kênh bán → Tốc độ bán → SKU → Công thức → Bao bì → MOQ → Chi phí.

Khi những yếu tố này được tính cùng nhau, doanh nghiệp mới tìm được quy mô đơn hàng OEM đầu tiên hợp lý.

Nếu bạn đang chuẩn bị xây dựng thương hiệu cà phê riêng, Meet More có thể tư vấn phương án OEM/ODM – công thức – bao bì – MOQ – quy cách đóng gói – sản lượng phù hợp với ngân sách và thị trường mục tiêu.

CÔNG TY TNHH LIÊN KẾT THƯƠNG MẠI TOÀN CẦU – MEET MORE
Hotline: 0948.368.468
Website: Meet More Coffee